Cómo crear un plan de comunicación efectivo para un equipo de gobierno novato

Por Ana María Ros – Consultora en Comunicación y Redes Sociales – El político nace y se hace. Y en ese proceso la comunicación es el mejor abono para fortalecer la imagen de un líder o un equipo de gobierno. Cuando escribo este post pienso en esas personas que por primera vez han ganado unas elecciones o han logrado un escaño o acta y se enfrentan al reto de la gestión institucional.

¿Cómo comunicar el trabajo diario? ¿Cómo estrechar lazos con el público objetivo para fidelizar al electorado? ¿Cómo vender propuestas e ideas? ¿Cómo combatir ataques, bulos y el estrés? ¿Cómo gestionar una crisis reputacional?

La mayoría de estas preguntas tienen respuesta en la comunicación institucional, de ahí que sea necesario la elaboración de un plan de comunicación que permita «vender» los logros y actuaciones del nuevo equipo de gobierno o del nuevo cargo institucional.

Pero hoy nos centraremos en los equipos de gobierno novatos. Ese grupo de personas que con gran ilusión llega cargado de ideas a una determinada institución y tras una campaña de promesas y sueños se enfrenta a la «cruda realidad de la gestión». Y es que aunque no lo parezca, a veces las cosas no son tan fáciles como parecían desde la barrera y otras son mucho más sencillas de lo que el anterior equipo de gobierno decía. Se trata de habilidades, actitudes y aptitudes, pero lo que está claro, que en el siglo XXI, además de gestionar hay que saber vender esa gestión.

¿Cómo crear una estrategia de comunicación efectiva para un equipo de gobierno novato?
Crear una estrategia de comunicación efectiva para un equipo de gobierno novato requiere planificación y enfoque. Así como adaptar esta estrategia a las circunstancias y características únicas de tu equipo de gobierno será fundamental para lograr resultados positivos. No todas las estrategias valen para todos los equipos, ni todos los equipos cuentan con los mismos recursos. No es lo mismo ser el presidente de una diputación provincial que el presiden de la Junta Vecinal de una Entidad Local Autónoma. La necesidad de comunicar es diferente, porque la distancia entre administración y ciudadanía también es diferente.

En el caso de la ELA se requerirá una estrategia de comunicación más cercana y directa en la que además de la presencia digital se utilicen los canales presenciales, sin embargo para una institución provincial será un reto trabajar la estrategia de la cercanía y será mucho más fácil llegar al público objetivo a través de la segmentación que permiten las redes sociales. Pero antes de meternos en faena, aquí tienes algunos pasos clave para desarrollar esta estrategia:

1. Establecer Objetivos Claros: Define los objetivos de comunicación que deseas lograr. Puede ser ganar confianza ciudadana, informar sobre las iniciativas del gobierno, promover la participación ciudadana, etc.

2. Conoce a tu Audiencia: Identifica quiénes son tus principales audiencias: ciudadanos, medios de comunicación, grupos de interés, etc. Comprende sus necesidades, expectativas y preocupaciones para adaptar tu mensaje.

3. Definir el Mensaje Central: Establece un mensaje central que refleje la visión y los valores del equipo de gobierno. Este mensaje debe ser coherente en todas las comunicaciones.

4. Utiliza Canales de Comunicación Diversificados: Utiliza una combinación de canales como redes sociales, sitio web, boletines, conferencias de prensa, comunicados de prensa y eventos públicos. Aprovecha las plataformas digitales para llegar a un público más amplio.

5. Planificación de Contenido: Crea un calendario de contenido que aborde temas relevantes para la comunidad. Incluye anuncios de políticas, logros, actividades, historias de éxito y proyectos futuros.

6. Creación de Contenido Atractivo: Genera contenido visualmente atractivo y fácil de entender. Utiliza gráficos, videos, infografías y fotografías para resaltar tus mensajes.

7. Interactúa con la Comunidad: Fomenta la interacción con la comunidad a través de encuestas, sesiones de preguntas y respuestas, foros públicos y reuniones comunitarias.

8. Transparencia y Autenticidad: Muestra transparencia en la información que compartes. Sé auténtico y honesto en tus comunicaciones para construir la confianza de la comunidad.

9. Evaluación Continua: Mide el impacto de tu estrategia. Analiza métricas de redes sociales, participación en eventos y comentarios de la comunidad para ajustar tus esfuerzos.

10. Flexibilidad y Adaptación: Sé flexible para adaptarte a los cambios y feedback de la comunidad. Aprende de tus experiencias y ajusta tu estrategia según sea necesario.

11. Colaboración Interna: Trabaja en estrecha colaboración con todos los miembros del equipo de gobierno. Una comunicación interna sólida asegurará coherencia en el mensaje.

¿Cómo debe un equipo de gobierno establecer relaciones efectivas con los medios?
Establecer relaciones efectivas con los medios de comunicación es crucial para un equipo de gobierno, ya que facilita la difusión de información, mejora la transparencia y permite llegar a la comunidad de manera amplia. Aquí hay algunas pautas sobre cómo un equipo de gobierno puede gestionar sus relaciones con los medios:

1. Comunicación Abierta y Transparente: Mantén una comunicación abierta y transparente con los medios. Proporciona información precisa y oportuna sobre políticas, proyectos y eventos. La honestidad construye confianza.

2. Designar un Portavoz: Designa a una persona del equipo de gobierno como portavoz oficial. Esta persona debe estar bien informada sobre las políticas y eventos para interactuar con los medios de manera eficaz.

3. Establecer Puentes de Comunicación: Mantén una lista actualizada de contactos en los medios locales. Establece puentes de comunicación para que los periodistas puedan contactarte fácilmente cuando necesiten información.

4. Organiza Conferencias de Prensa: Organiza conferencias de prensa para anunciar eventos importantes o lanzar políticas clave. Estas conferencias brindan a los medios la oportunidad de hacer preguntas y obtener información directamente.

5. Proporciona Kits de Prensa: Prepara kits de prensa con información relevante, notas de prensa, imágenes y datos para los periodistas. Esto facilita su trabajo y asegura que tengan información precisa.

6. Responde a las Solicitudes de los Medios: Responde rápidamente a las solicitudes de entrevistas, comentarios o información adicional por parte de los medios. La agilidad en la respuesta demuestra tu compromiso con la comunicación.

7. Mantén una Relación de Colaboración: Trata a los medios como socios en la difusión de información. Comparte historias interesantes y relevantes que puedan ser de interés para su audiencia.

8. Ofrece Exclusivas: En ocasiones, puedes ofrecer exclusivas a ciertos medios para aumentar su interés en cubrir tus noticias. Esto también puede fortalecer la relación con medios clave.

9. Participa en Entrevistas: Participa en entrevistas con los medios para proporcionar detalles y contexto sobre políticas y eventos. Prepárate con anticipación para brindar respuestas claras y concisas.

10. Escucha y Aborda Problemas: Escucha las preocupaciones de los medios y aborda cualquier problema o malentendido de manera directa. La comunicación proactiva puede prevenir malentendidos.

11. Evita la Política Hostil: Mantén un tono respetuoso y profesional en todas las interacciones con los medios, incluso en situaciones difíciles. Evita confrontaciones o comentarios hostiles.

12. Evalúa la Cobertura: Realiza un seguimiento de la cobertura mediática y analiza cómo se presenta la información. Aprende de cada interacción para mejorar tus futuras comunicaciones.

13. Capacitación en Comunicación: Proporciona capacitación en comunicación a los miembros del equipo de gobierno para que estén preparados para interactuar con los medios de manera efectiva.

14. Comunicación de Crisis: Prepara un plan de comunicación de crisis para manejar situaciones adversas en los medios. La transparencia y la respuesta rápida son cruciales en momentos de crisis.

Establecer relaciones positivas con los medios es esencial para una comunicación gubernamental efectiva. Mantén un enfoque colaborativo, transparente y profesional para lograr resultados positivos tanto para el equipo de gobierno como para la comunidad.

¿Cómo debe un equipo de gobierno gestionar sus redes sociales?
Un equipo de gobierno debe gestionar sus redes sociales de manera estratégica para comunicarse de manera efectiva con la comunidad y cumplir sus objetivos. Aquí hay algunas pautas para aprovechar al máximo las redes sociales:

1. Establecer Objetivos Claros: Define los objetivos específicos que deseas lograr con tus redes sociales. Puede ser informar sobre políticas, fomentar la participación ciudadana, construir confianza, entre otros.

2. Conocer a tu Audiencia: Comprende a quiénes te diriges en redes sociales. Identifica sus necesidades, intereses y preocupaciones para adaptar tus mensajes y contenido.

3. Seleccionar Plataformas Adecuadas: No es necesario estar en todas las plataformas. Elije aquellas que sean más relevantes para tu audiencia y objetivos. Por ejemplo, Facebook, Twitter, Instagram, TikTok o LinkedIn.

4. Mantener Coherencia Visual y de Mensaje: Utiliza una imagen de perfil y portada coherente con la identidad del gobierno. Mantén un tono y estilo de comunicación consistente en todos los mensajes.

5. Crear Contenido Variado: Ofrece contenido diverso como actualizaciones de políticas, anuncios de eventos, historias de éxito, videos explicativos y contenido visualmente atractivo.

6. Interacción y Respuesta: Fomenta la interacción respondiendo a comentarios, preguntas y mensajes directos. Mantén un diálogo con la comunidad para construir confianza y participación.

7. Programación y Consistencia: Establece un horario regular de publicación para mantener la consistencia. Utiliza herramientas de programación para publicar en momentos estratégicos.

8. Contenido Educativo: Comparte información educativa sobre políticas, proyectos y procesos gubernamentales. Ayuda a la comunidad a entender el trabajo del gobierno.

9. Participación Ciudadana: Utiliza encuestas y preguntas para involucrar a la comunidad en decisiones importantes. Escucha sus opiniones y considera su feedback.

10. Actualizaciones en Tiempo Real: En eventos en vivo, conferencias de prensa o situaciones de emergencia, las redes sociales pueden ser utilizadas para proporcionar actualizaciones en tiempo real.

11. Uso de Hashtags: Utiliza hashtags relevantes para aumentar la visibilidad de tus publicaciones. Crea hashtags específicos para campañas o eventos.

12. Medición de Resultados: Mide las métricas de redes sociales para evaluar el impacto de tus esfuerzos. Analiza la participación, el alcance y las reacciones para ajustar tu estrategia.

13. Cuidado con la Privacidad y Seguridad: Asegúrate de proteger la información sensible y de seguir las políticas de privacidad. Mantén la seguridad de tus cuentas y la integridad de la información.

14. Comunicación de Crisis: Prepara un plan para manejar situaciones de crisis en las redes sociales. Mantén la calma, la transparencia y proporciona información precisa.

Recuerda que las redes sociales son una herramienta poderosa para la comunicación y la interacción, pero deben ser utilizadas con responsabilidad y coherencia para lograr resultados positivos para el equipo de gobierno y la ciudadanía.

Ana María Ros
Consultora en Comunicación y Redes Sociales